Exámenes médicos ocupacionales: cada cuánto se hacen y quién los paga

Las seis evaluaciones obligatorias

Antes se hablaba de tres exámenes. El artículo 8 de la Resolución 1843 de 2025 establece seis como mínimo:

• De pre-ingreso. Antes de que la persona empiece a trabajar. Define si es apta para las tareas del cargo y deja constancia de su estado de salud al entrar.
• Periódicas. Mientras dure el vínculo, sean programadas o por cambio de ocupación. Detectan a tiempo si el trabajo está afectando la salud de la persona.
• De egreso. Al terminar el contrato. Es el que más se olvida y el que más problemas trae después: sin él, la empresa queda sin prueba del estado de salud con el que la persona se fue.
• Post-incapacidad. Cuando alguien vuelve de una incapacidad de 30 días calendario o más. Antes era una buena práctica; ahora es obligatoria.
• De retorno laboral. Cuando la persona estuvo ausente por causas no médicas durante 90 días calendario o más — una licencia no remunerada, por ejemplo.
• De seguimiento o control. Para hacerle seguimiento a una condición ya detectada o a una recomendación médica vigente.

¿Cada cuánto se hacen las periódicas?

Aquí está el cambio más importante para el día a día. La norma sigue sin fijar un plazo único —la periodicidad la define cada empresa en su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo— pero ahora hay un techo. El artículo 15 dice que las empresas deben definir esa periodicidad «sin que supere en caso excepcional tres (3) años», y que ese periodo debe estar justificado técnicamente.

En la práctica eso significa dos cosas: que tres años es el máximo absoluto, no el estándar; y que si tu empresa espacia los exámenes, tiene que poder explicar por qué con criterio técnico. Para cargos de riesgo alto —producción, construcción, manipulación de alimentos, alturas— el criterio que se aplica en Colombia sigue siendo anual, porque es lo que sostiene la matriz de riesgo.

Y hay tareas con vigencia propia al margen de lo anterior: trabajo en alturas, espacios confinados y manipulación de alimentos tienen exámenes específicos regidos por su propia normativa.

Lo que cambió y suele pasarse por alto

• 20 días hábiles para aplicar las recomendaciones. Si el concepto ocupacional trae restricciones o recomendaciones, el empleador debe adaptar las condiciones de trabajo en ese plazo (art. 5, literal f). No basta con archivar el concepto.
• El examen de egreso, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la terminación de la relación laboral (art. 11). Si el trabajador no asiste, deja constancia escrita de que lo citaste — esa carta es la prueba que pide un inspector.
• Historias clínicas ocupacionales: 20 años mínimo de conservación (art. 30, literal f), dentro del SG-SST.
• Cambio de cargo. Si alguien pasa de administrativo a producción necesita una evaluación nueva: el riesgo cambió y el examen anterior ya no lo cubre.

Pruebas que ya no puedes exigir

La resolución pone límites expresos a lo que se puede pedir en una evaluación ocupacional:

• Prueba de embarazo. Prohibida como requisito de contratación, salvo que la persona lo consienta previamente y el cargo implique riesgos para el desarrollo fetal.
• Prueba de VIH. Prohibida, salvo en ocupaciones con riesgo real o potencial para la salud del trabajador o de terceros.
• Pruebas serológicas (VDRL). Prohibidas como requisito de empleo.

¿Quién paga los exámenes médicos ocupacionales?

Siempre el empleador, en su totalidad. El artículo 26 es explícito: el costo de las evaluaciones y de las pruebas complementarias está a cargo del empleador y «en ningún caso pueden ser cobradas al aspirante o trabajador». Cuando la persona debe desplazarse a otra ciudad, el empleador cubre también el viaje, la alimentación y el alojamiento.

No puede descontarse del salario ni condicionarse a que pase el periodo de prueba. Tampoco los cubre la EPS: son exámenes ocupacionales, no de salud general, y los practica un médico con licencia en seguridad y salud en el trabajo.

Qué pasa si no los haces

El incumplimiento del SG-SST está sancionado por el artículo 30 de la Ley 1562 de 2012 y reglamentado en el Decreto 1072 de 2015: las multas del Ministerio de Trabajo llegan hasta 500 salarios mínimos mensuales según la gravedad y el tamaño de la empresa.

Pero el costo real suele ser otro: sin examen de pre-ingreso ni de egreso, la empresa queda sin forma de demostrar en qué estado de salud recibió y entregó a la persona. Ahí es donde una reclamación por enfermedad laboral se vuelve muy difícil de defender.